バーチャルオフィスとは？サービス内容の正しい理解と選ぶ際のポイント

「事業用の住所貸し」サービスとして知られているバーチャルオフィスは、これから事業を始めようと考えている人はもちろん、ネットショップを始めたいけど、自宅の住所を公開したくない人など多くの方にとって心強いサービスとなります。

さらに今では「住所貸し」以外にも郵便物の受け取り・転送や電話対応などオフィス機能をサポートしてくれるバーチャルオフィスも増え、ますます利用しやすいサービスへと進化しています。

一方で、バーチャルオフィス以外にもシェアオフィス、コワーキングスペースといった似たような名前のサービスもあり、そもそも自分はどのサービスがあっているのか、どういう基準で契約先を決めたら良いのか迷ってしまう人も多いのではないでしょうか。

実際に起業とともにシェアオフィスを借り、その後、バーチャルオフィスを契約し、移転登記という経験をしましたが、最初から知っていればともっとよい選択ができたのにと思うことが多くあります。

そのためこの記事では、これまでの経験も踏まえて、バーチャルオフィスについての正しい理解とどういう方に向いているのか、また向いていないのか、そして、選ぶ際のポイントなどをお伝えします。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、物理的なオフィス（事務所）を構えることなく、事業を始める際に必要な住所を借りれるサービスです。

契約した住所は、法人登記に使用することや各種契約する際の住所やホームページや名刺などに利用することができます。（登記先として使用する場合は、事前に審査が必要となる場合があります。）

住所を利用したい人にとって物理的なオフィスを構えるよりも圧倒的にコストメリットがあるのが特徴です。

都市部で事業用の場所を借りようとすると、その賃料はワンルームサイズでも10万円以上/月はするのではないでしょうか。他に敷金・礼金に保険やオフィス家具などの備品代もかかります。その合計は、年間200万円は少なくてもかかってしまうのが実情かと思います。

一方で、都市部でバーチャルオフィスの住所を借りた場合の費用は、大体5,000円～10,000円/月前後で提供している会社が多いことから、その場合の年間費用は、5万円前後で済みます。もちろんもっと安く利用することも可能です。

一概に比較はできませんが、住所のみが必要であればバーチャルオフィスを契約して、浮いたお金を事業に投資するほうが賢い選択であるのは間違いないでしょう。

さらに住所貸しから始まったバーチャルオフィスサービスですが、今ではオフィス機能として必要な郵送物の受け取り・転送や電話対応、受付対応といったサービスが含まれていることもあります。

バーチャルオフィスは、テレワークが進み、場所に縛られれることなく、自宅やカフェで仕事ができるようになった今、これから起業を考えている人はもちろん、ネットショップを始めたいけど、自宅の住所を公開したくないけど人など多くの方にとって心強いサービスとなります。

バーチャルオフィスを利用している人

法人、個人問わず事業で使用するための住所を必要としている方であれば、だれもがバーチャルオフィスを検討する価値があります。また物理的なオフィスをすでに持っている人も戦略的に住所を増やすために契約することができます。

事業用の住所が必要な方

新しいビジネスの立ち上げや個人事務所の開業、フリーランスとして独立、またはネットショップ等の副業など、様々な形での起業があります。

一方で、起業間もない時期において、自宅件事務所で事業を始めるのでも作業場所としては事足りることが多く、できる限りランニングコストを抑えるためにも事務所を借りる選択はあまり現実的ではないでしょう。

しかし、自宅住所を「本書所在地」として登記していいのか？また自宅住所を公開して問題ないのか？と悩んでいる方もいるかと思います。

現実問題として、賃貸物件の場合、契約上オフィスとして利用するのは難しいケースが大半です。summoやhomesなどの賃貸情報サイトを見ていても、賃貸物件の項目の中で事務所利用可の物件を探すのは困難です。

賃貸で住まいを借りている方は、契約書を確認してみれば住居契約になっていることでしょう。大家さんによっては、交渉することで事務所利用を許可してくれることがありますが、その際は少なくとも家賃の10%を上乗せして支払う契約に変更する必要が出てきます。（事務所利用にすることで、賃料が課税対象になるため）

つまり自宅の住所を登記に使うために、10万円の物件に住んでいたら毎月1万円追加でかかることになります。もちろん引っ越したら本店移転の登記申請（要費用）が必要になりますので、賃貸先を登記に使うのは決しておすすめできることではありません。

もちろん事業用への使用を始めたことを大家に内緒にするような行為はマナー違反であり、見つかると退去させられるかもしれません。

このような場合に便利に安心して利用できるサービスが、バーチャルオフィスなので利用者が増えているのです。

主要都市に新たに住所がほしい人

バーチャルオフィスを利用する方の中には、新たに都市部に住所が欲しい方にも有効です。

例えば、名古屋に本社を構えているけど、新たに「東京」に住所がほしいというようなケースです。

目的は、営業所として利用することもあれば、お客さんとの取引をしやすくするためにHPや会社紹介資料に載せるためということもあります。つまり戦略的に住所を使用するというケースです。

いまではリモートで働き方も定着しつつあるため、「場所」の重要性が薄れ、オフィスを縮小していく傾向がニュースになっていますが、逆にバーチャルオフィスのサービスを利用することで主要エリアに住所を持ち続け、そのエリアに住みながらリモートで働く人の所属とするようなケースとして使用することができます。

さらに最近では、バーチャルオフィスの住所に用意された会議室を時間借りできるサービスを提供する会社も増えていますので、戦略的にバーチャルオフィスを使うことも検討してみるのもよいかもしれません。

バーチャルオフィスとその他オフィスサービスとの違い

バーチャルオフィスを検討している人の中には、「レンタルオフィス」「シェアオフィス」「コワーキングスペース」などと呼ばれるオフィススペースを提供しているサービスもあり、その違いやどちらにしたほうがいいか悩んでいる方もいるかもしれません。

その違いを一言で表すなら、仕事をするスペースを貸しているか、貸していないかの違いです。

つまり仕事をするスペースが必要な方は、こうしたサービスを検討したほうが良いです。その際は住所利用化（登記化）を必須条件として探すと良いでしょう。

正直、バーチャルオフィスを含む、こうしたオフィス貸し関連のサービスは、調べれば調べるほどわからなくなるので注意が必要です。

そのためまずは以下のようにシンプルに整理しておきましょう。

バーチャルオフィス・・・住所のみ借りるサービス
レンタルオフィス・シェアオフィス・コワーキングスペース・・・働く場所を借りるサービス

続いて、レンタルオフィス・シェアオフィス・コワーキングスペースの違いをあえて書くなら以下のようになります。

・レンタルオフィスは、個別の占有スペースを借りることができるサービス
・シェアオフィスは、複数の利用者がフリーアドレス形式で使用できるサービス。個室の提供はあったり、なかったり。
・コワーキングスペースは、提供内容はシェアオフィスとほぼ同じ。ただイベントなど利用者同士のつながりを促す運営がされているケースが多い。個室はないケースが多い

わかりにくくなっている背景には、バーチャルオフィス会社が、受付代行や郵便物の転送から会議室の提供しはじめる一方、シェアオフィスの会社が個室の提供やオプションでバーチャルオフィスサービスの提供を始めたりと、それぞれのサービスの境界がなくなってきているからです。

この変化は、利用者からすれば歓迎すべきことです。
世の中の働き方が大きく変わりつつあるで、利用者がより利用しやすい形に進化し続けている結果ともいえるからです。

それでも自分にあったサービスを見つけれられなくては元も子もありません。

そのため繰り返しになりますが、仕事をするスペースを借りる必要がなければ、バーチャルオフィスを検討しましょう。仕事をするスペースが必要なら、その他サービスを検討しましょう。その際、個室がいいのか、共有スペースでよいのかを決めてから調べれば、求めているサービスへと辿り着きやすくなります。

バーチャルオフィスのサービス内容

バーチャルオフィスが、具体的にどのようなサービスを提供しているのか見ていきましょう。

▼基本サービス

住所利用・法人登記

バーチャルオフィスのメインサービスです。自宅住所を利用せずに信頼性高い住所を利用し、法人登記ができます。（バーチャルオフィス運営会社によっては登記できない場合がありますのでご注意ください。）

提供できる住所は、バーチャルオフィス運営会社ごとに異なりますので、詳細は各会社の確認が必要です

▼オプションサービス（会社によっては基本サービス内で提供）

郵便転送

バーチャルオフィスの住所宛てに送られてきた郵便物を、利用者の自宅住所へ転送してくれるサービスです。
住所を対外的に使用し始めると必要・不要含めて郵便物が届くので、このサービスがあればバーチャルオフィスにわざわざ足を運ぶ必要がなくなるので、非常に便利なサービスです

ただし、本人確認が必要なものや日持ちしないものなどは受け取り不可となる物があることは予め理解しておきましょう。

専用電話番号/電話転送サービス

固定電話の番号を借りることができます。さらに専用番号にかかってきた電話を専門のオペレーターが対応し、利用者へ転送することができます。

電話秘書サービス

バーチャルオフィス会社のオペレーターが利用者に代わって電話を受けてくれます

会議室利用

バーチャルオフィス先の住所に用意された会議室を借りることができます。借り方は、時間貸しの有料のケースがほとんどです。商談や出先からオンラインMTGなどで活用する際に便利です。
会議室を借りれるサービスは世の中にはありますが、バーチャルオフィスのオプションとして利用したほうが安いケースが大半です。自宅にお客さんを呼びたくない人にとってはありがたいサービスなので、会議室付きバーチャルオフィスはおすすめです。

その他、オプション

プライベートロッカー、共有FAX、専用FAXなどがあります。

バーチャルオフィスの選び方

主なポイントは2つで、以下について考えておきましょう。
1.どこの住所がよいのか？
2.住所以外に必要なサービスはあるのか？

当然ですが、住所をどこにするのかは重要です。
自宅（作業場）の近くで借りるのか、自宅からアクセスしやすいターミナル駅で借りるのかなど選択肢が多い故に悩むものです。

登記する方であれば、自宅から近いところを優先したほうが後々楽なことが多いです。なぜならば登記先住所を管轄している法務局と、登記の書類のやり取りなどが必要になるからです。また登記事項証明書等の書類が必要になった際も行く必要が出てきます。オンライン化での手続きが進んできていますが、急に必要なときなど、やはり近いほうが便利というケースは多いです。

また法人口座を自宅から近い金融機関で作ろうとした場合、あまりに離れた住所だと審査の際の印象に影響を与える可能性があります。（事前に確認しておいたほうがよいです）

住所以外のサービスは、郵便物の受け取り・転送がどのような料金やフローで行われるのか確認しておくと良いでしょう。有料で届いてすぐ送ってくれるサービスや1ヶ月の保管期間中の来店受け取りなどがあります。
また転送は基本有料なので、頻繁に行うと費用がかかります。
こうした意味でも外出のついでに受け取ってこれる場所で借りたほうがいい理由にもなります。

参考までに、おすすめしたいバーチャルオフィスの一つ『RESONANCE（レゾナンス）』のサービスを見てみましょう。

引用先：https://virtualoffice-resonance.jp/service/service1/を元に一部編集

東京都内で有数のオフィス街の住所が、月額1,650円で借りることができます。

オフィスくん

物理的なオフィスを借りたら大変な金額になりそうですよね

料金内で郵便転送も基本サービスでついていて、1ヶ月以内に来店、もしくは転送希望を連絡すれば届いているものをまとめて郵送してくれます。その費用はデポジットと言う形で先に払っておき、郵送にかかった費用が引かれていくという仕組みになっています。

会議室も契約者は利用可能で、1時間1,000円で利用できます。

バーチャルオフィスに関するQ&A