バーチャルオフィスでの郵便物受け取りはどうなるの？活用例付きで詳しく解説！

オフィスくん

こんにちは。オフィスくんです

バーチャルオフィスの利用を検討しているのですが、郵便物の受取サービスが各社異なり、どれが自分に合うサービスなのかわからず、困っています

オフィスを探している人

バーチャルオフィスのサービス内容には、郵便物受取サービスが含まれていることがほとんどです。なぜなら、事業拠点の住所をバーチャルオフィスの住所にすることで、自ずと郵便物の送付先もバーチャルオフィスの住所となるからです。

バーチャルオフィスにおける郵便物受取サービスは、受け取り可能な郵便物、保管方法、利用者の受取方法（転送・来店）、通知機能などがバーチャルオフィス毎に異なります。そのため郵便物受取サービスの有無を決定する際には、サービス内容をしっかりと理解する必要があります。

本記事ではバーチャルオフィスの郵便物受取サービスを選ぶ際のポイントについて、詳しく解説します。

バーチャルオフィスでの郵便物の取り扱い方法

バーチャルオフィスでの郵便物の取り扱い方法は、物理的なオフィスとは異なる独自の仕組みが存在します。

この章では、その仕組みについて、郵便物の種類、保管方法、受取方法、通知サービスの4つの観点から詳しく説明します。

バーチャルオフィスで受け取れる郵便物の種類

バーチャルオフィスでは、郵便物や荷物など、さまざまな種類の郵便物を受け取ることができます。ただし、大型の荷物や冷蔵・冷凍が必要な荷物などの特殊な取扱いを必要とする郵便物は、受け取れない場合がほとんどです。

たとえば、東京都内に数ヶ所オフィスを構えており、「月額利用料990円」と業界最安値をうたっている「バーチャルオフィス レゾナンス」の場合を見てみましょう。「受け取りできないもの」として以下を挙げています。

引用元：バーチャルオフィス レゾナンス公式サイト

バーチャルオフィスによって、取り扱う郵便物の種類やサービス内容は異なります。管理体制や設備、サービス内容について、利用するバーチャルオフィスの詳細情報を事前に確認したうえで利用しましょう。

バーチャルオフィスの郵便物の保管方法

バーチャルオフィスでは、郵便物を一定期間保管することが可能です。

保管期間や方式はバーチャルオフィスにより異なりますが、セキュリティ面にも配慮が行き届いており、ほかのクライアントから個々の郵便物が見えないように管理されていることが多いです。

保管期間が過ぎると、郵便物の廃棄や返送などの手続きが行われます。しかし、これらの手続きについても、事前にバーチャルオフィス利用者の合意が得られることがほとんどです。たとえば、先ほど例に挙げた「バーチャルオフィス レゾナンス」の郵便物の保管方法を見てみると、

郵便物の保管期間は受取日から1ヶ月となります。1ヶ月を経過しますと破棄対応となりますのでご注意ください。

保管期間延長の場合は保管料1100円/1通をいただきます。

引用元：バーチャルオフィス レゾナンス公式サイト

となっています。

重要な郵便物を確実に管理してもらうために、利用者はサービスの利用規約をよく理解し、スケジュールを守って利用することが求められます。

バーチャルオフィスの郵便物の受取方法

バーチャルオフィスに届いた郵便物の受取方法は多岐に渡ります。

代表的な受取方法としては以下の3種類があります。

また、デジタル化サービスを提供するバーチャルオフィスも増えてきており、郵便物の内容をスキャンしてメールなどで送ってくれる場合もあります。これにより遠隔地からでも即座に郵便物の内容を確認でき、受け取る手間を省くことができます。

ここでも「バーチャルオフィス レゾナンス」の郵便物の受取方法を見ておきましょう。

一部抜粋：バーチャルオフィス レゾナンス公式サイト

3つの受取方法から、契約時に一つを選択するルールになっています。

このように、バーチャルオフィスの郵便物の受取方法は、利用者の状況に合わせたフレキシブルな選択が可能になっています。

バーチャルオフィスの郵便物通知サービス

バーチャルオフィスでは、郵便物が到着した際に利用者に通知するサービスもあります。

通知方法はメール、電話、SMSなどが一般的で、いずれもリアルタイムで情報が提供されます。これにより無駄な出向きを防ぐことができ、さらに、重要な郵便物が到着したときに速やかに対応することもできます。「バーチャルオフィス レゾナンス」においても、

郵便物や宅配便の到着はメールにてお知らせいたします【Resonanceお客様専用サイトまたはアプリ】で内容をご確認ください。

引用元：バーチャルオフィス レゾナンス公式サイト

となっています。

通知サービスは、一部のプレミアムプランでのみ提供される場合もあります。

郵便物を頻繁に受け取ることが予測される場合には、加算される料金が膨大にならないようサービス内容をよく確認し、自身にとって適切なサービスを選択することが重要です。

バーチャルオフィスの郵便物受取サービスの活用例

バーチャルオフィスの郵便物受取サービスは、単に郵便物を受け取るだけでなく、さまざまな面で活用することができます。

その活用例として、ネットショップ運営時の利用、営業拠点としての利用、転送サービスの利用などが考えられます。

ネットショップ運営時の利用例

バーチャルオフィスの郵便物受取サービスは、ネットショップ運営時に非常に重宝します。

発送元住所をバーチャルオフィスの住所にしておくことにより、万が一、返品が必要となった場合にも事業主の自宅住所を顧客に知られることなく、返品作業に対応することができます。

営業拠点としての利用例

企業が複数のエリアに営業拠点を持つ場合、バーチャルオフィスの郵便物受取サービスを活用することで効率的な業務運営につなげることができます。

たとえば、バーチャルオフィスがあるエリアでの郵便物を一次的に受け取り、そのなかから必要な郵便物のみを本社やほかの拠点に転送することで、各営業拠点での郵便物の取り扱いを減らすことが可能です。

また、その際の転送手続きや通知はバーチャルオフィスのスタッフが行うため、自社の社員の業務効率化に大きくつながります。

転送サービスの利用例

海外からの郵便物を受け取る際や、海外にいる間に国内の郵便物を確認したい場合にも、バーチャルオフィスの郵便物転送サービスは役立ちます。

国内外の郵便物をバーチャルオフィスで一元管理し、必要な場所に転送することができるからです。

オフィスを探している人

海外にいても、メールで郵便物の内容が確認できるのは便利ですね！

バーチャルオフィスでの郵便物受取サービスの注意点

バーチャルオフィスの郵便サービスを利用する上での注意点もあります。

バーチャルオフィスで扱うことのできる郵便物の種類やサイズ、持ち込み可能な数量にはそれぞれ制限があることを理解しておくことが重要です。また、一定期間を過ぎると郵便物が廃棄されるため対応を怠らないようにしましょう。

バーチャルオフィスはあくまで一時的な郵送先であり、公的には登録できないケースもありますので、その点も確認が必要です。

このようなポイントを踏まえた上で、バーチャルオフィスの郵便物受取サービスを適切かつ効果的に利用していきましょう。

バーチャルオフィスの郵便物受取サービスの選び方

オフィスを探している人

自分に合った郵便物受取サービスを選ぶためのポイントについても知りたいです。

郵便物受取サービス内容、保管・通知・転送サービス、利便性の3点を確認しましょう！

オフィスくん

バーチャルオフィスの選び方は、ビジネスの形態やニーズによりますが、特に「郵便物受取サービスをどのように活用するか」がポイントになります。

この章では、郵便物受取サービス内容の確認方法、保管・通知・転送サービスの確認方法、利便性を考慮した選び方の3点について解説します。

郵便物受取サービスの内容や特徴を確認する

まず、バーチャルオフィスの郵便物受取サービスの内容をよく理解し、自社のビジネスモデルに合致しているか確認することが重要です。

たとえば、大量の郵便物を扱うビジネスの場合、高度な管理体制や広い保管スペースを提供してくれるバーチャルオフィスを選ぶ必要があります。また、海外との取引が多い場合には、国際郵送のサービスが充実しているかもチェックポイントとなるでしょう。

バーチャルオフィスの郵便物受取サービスの特徴と、自社のビジネスモデルをしっかり理解したうえで、適切なバーチャルオフィスを選ぶことが重要です。

保管・通知・転送に関するサービスを確認する

2つ目のポイントは、郵便物の保管・通知・転送に関するサービス内容を確認することです。

保管期間や保管環境、通知手段やタイミング、転送スピードやコストなど、複数の要素がビジネスの運用に影響を及ぼします。

バーチャルオフィスのサービス内容にはさまざまなものがありますので、自社のビジネスモデルやニーズに合ったサービスを提供しているかどうかを見極めることが重要になります。

バーチャルオフィスの場所と利便性を考慮する

最後に、バーチャルオフィスの場所と利便性を考慮することも重要なポイントです。

郵便物を直接受け取りに行く頻度が高い場合は、自宅からのアクセスの良さが重要項目となります。

オフィスくん

郵便物は、送られてこないと思っていても登記をしていると税務局などから会社関連の書類も送られてきますよ。さらに取引先がいればお中元にお歳暮、それに年賀状などが意図せず送られてくることもありますので、それも踏まえて郵便物受取サービスを検討しましょう

バーチャルオフィスの郵便物受取サービスについてのまとめ

受け取り可能な郵便物、保管方法、利用者の受取方法（転送・来店）、通知機能などについて、バーチャルオフィス毎のサービス内容をしっかりと理解したうえで選ぶようにしましょう。

今回は、「郵便物受取サービス」というテーマでバーチャルオフィスを選ぶ際のポイントについてお伝えしましたが、下記の記事にて、ほかのテーマについてバーチャルオフィスを選ぶ際のポイントを解説しています。ぜひご覧ください。