失敗しないバーチャルオフィスの選び方！抑えるべき6つのポイント

オフィスくん

こんにちは。オフィスくんです

バーチャルオフィスと調べるとたくさんの運営会社がでてくるのですが、どのように選べばよいのでしょうか？

オフィスを探している人

オフィスくん

抑えるべき点を把握すれば、正しい選択ができるので安心してください！

バーチャルオフィスをどのような基準で選んだら良いのかわからないという方も多いのではないでしょうか？

バーチャルオフィス運営会社について詳しく解説している記事はあっても、自分にとって合っているのかどこなのか？どういうポイントを見て決めればよいのか？という視点で解説している記事は少ないように思います。

そこで今回の記事では、バーチャルオフィスを検討している方々に向けて、バーチャルオフィス運営会社を選ぶ際の抑えるべき6つのポイントを解説します。

バーチャルオフィスの選び方

10年前までは数えるほどの事業者しか提供していなかったバーチャルオフィスも今では多くの会社が参入しています。

その結果、多くのエリアの住所を契約できるようになるだけでなく、まるで物理オフィスを借りているかのようなサポートサービスを提供している会社もあります。

一方ではじめて利用を検討している方にとっては、どこを確認してよいのか迷うかもしれません。

毎月かかる料金はもちろん大事ですが、それ以外にもチェックしたほうがよいポイントがあります。

以下では、バーチャルオフィス選びで意識したいポイントを7つ紹介します

①バーチャルオフィスのエリアを決める

最初に考えるべきことは、借りたい住所のエリアを決めることです。

具体的には、「都内の一等地」と呼ばれる銀座や新宿・渋谷のような場所をブランドイメージを優先して借りたいのか、登記などの各種手続きの利便性を考えて「住んでいるところ近くの住所」を借りたいのかを決める必要があります。

エリアを決めたら、あとは「駅名」または「エリア名」＋「バーチャルオフィス」と検索して、候補となる会社を選びましょう。

エリアの決め方については以下の記事で詳しくまとめていますので、合わせて参考にしてみてください。

②登記利用と郵便物転送の有無

エリアを決めたあとは、バーチャルオフィスに求めるサービスを明確にして、自身にあった会社と料金プランを選ぶことが大切です。

その際の重要なポイントは、「登記利用の有無」「郵便物転送の有無」の2点で、一般的には以下の3つに分類されます。

• 登記利用・郵便物転送希望・・・法人/営業所目的など
• 登記不要・郵便物転送希望・・・フリーランス/副業の事業用目的など
• 登記不要・郵便物転送不要・・・ネットショップ発送元住所や特商法表記目的など

オフィスくん

登記利用する場合、税務署からの郵便物の他、取引先からの書類が必ず届くので郵便物の転送は必須と考えることを推奨しています

各社の料金プランも上記に合わせて組まれている場合が多く、当然ながら料金も上記の順番で変わってきます。

参考までに「こだわりの駅近・一等地物件の住所が使える『DMMバーチャルオフィス』の料金プランを以下で紹介します。

オフィスくん

不要なプランを選択することを避けるために、まずは「登記利用の有無」と「郵便物転送の有無」という2つのポイントを明確にしましょう！

③郵便物転送の頻度と料金

転送頻度

郵便物の転送を希望する方は、まずは「転送頻度」を明らかにしましょう。

具体的には、週1回なのか月1回なのかによって月額料金は大きく変わります。なお即時転送は、一般的にオプションによる有料対応となるのが一般的です。

参考までに『GMOオフィスサポート』の料金プランを以下で紹介します。

転送料金

次に、1回の郵便物転送にかかる料金を確認しましょう。

一般的に、郵便物の転送料金は「郵送料」と「手数料」の合算となります。しかし、最近では手数料を取らないバーチャルオフィス運営会社も増えていますので、手数料を取る会社は割高と考えることができます。

また、「郵送料」については、実費と明記されていても、各社で料金を比較すると1回あたり100円から300円の差が見られます。郵送方法に差がないのであればできるだけ料金がかからないところを選びましょう。

オフィスくん

郵送方法の違いなど厳密な比較は難しいのですが、実費費用にも差があることを認識しておきましょう

店舗での直接受け取り

数は多くありませんが、郵便物を直接受け取ることができるバーチャルオフィスも存在します。

急いで荷物を受け取りたい場合や移動の途中で受け取ることができるので、あると便利なサービスです。

さらに店頭受け取りは、バーチャルオフィスの住所に常駐スタッフがいる必要があるので、その住所の信頼性も高まります。

④提供住所と物件情報

住所検索した際のイメージ

実際の住所と物件情報を必ず確認しましょう。

例えば、住所が駅近一等地のように表記されていても、実際の建物が繁華街にある雑居ビルやマンションの一室だったら与える印象は悪くなります。

住所を検索すればどのような外観かを誰でも確認できますし、突然取引先が挨拶に訪れることもあります。そのためバーチャルオフィスを選ぶ際には、住所の信頼性や物件の外観についても注意深く確認しましょう。

物件情報

住所と同様に、バーチャルオフィスの物件情報が公開されている場合は、築年数や賃料情報なども確認しておきましょう。

例えば、同じ駅近くの一等地の住所でも、築浅の高層オフィスビルと一室のマンションでは賃料が当然ですが異なります。

これらの情報は料金に影響を与える要素となるため事前に調べておくと料金を決める際の参考になります。

アクセスのしやすさ

駅からアクセスしやすい住所は、一般的に良い印象を与えます。

また、一部のバーチャルオフィス運営会社では、郵便物の直接受け取りや会議室の提供などのサービスも提供しています。そのような会社と契約する場合は、アクセスの良さも選択基準となります。

⑤運営会社の信頼性

バーチャルオフィスの運営会社の信頼性はとても重要です。

もしも運営会社が都合によりバーチャルオフィスを閉鎖する場合、再び新しい住所を探さなければなりません。

特に登記利用をしていた場合は、ウェブサイトや名刺、パンフレットなどの会社情報の修正や、契約サービスの住所変更など、多くの手続きと費用が発生します。

オフィスくん

想定外の作業による本業に取り組めない精神的なストレスも無視できません

また、本店の住所変更（本店移転）を行う際には、法務局への手続きの他、3万円以上の費用が必ずかかります。これはバーチャルオフィスの年間費用よりも高くなる場合もあります。

本店移転にかかる手続きや費用については以下の記事に詳しくまとめているので、合わせて参考にしてみてください。

100%閉鎖しない会社というのは存在しませんが、実績豊富な会社や資本力のある会社など、できる限り信頼性のある情報を参考に判断することが重要です。また、サポートに問い合わせてみたり、内見の申し込みをして直接コミュニケーションを取り、信頼できる会社か自ら確認するのも大切です。

⑥料金と提供サービス

①～⑤の内容を考慮した上で、料金プランを確認し、事業者を決定します。

参考までに現在、格安バーチャルオフィス言われている事業者での相場は以下の通りです。

価格差にはサービス内容の違いも影響していますが、物理的なオフィスを借りる場合と同様に、エリアや建物の違いも価格に反映されています。

オフィスくん

安さだけで選んだらマンションの一室の住所だったということもあるのできちんと確認して決めましょう

上記の相場より高い会社は、単純に高いだけの場合もあれば、転送電話サービスや秘書サービスなど充実したサポートサービスが含まれている場合もあるので、サポートサービスが必要なら検討しましょう。

バーチャルオフィスの選び方に関するQ&A

取引先と打ち合わせしたい時はどうすればよいでしょうか？

バーチャルオフィスの中にはオプションで「会議室」を提供している会社があるので、必要な場合はそちらを利用すると良いでしょう。会議室の提供がない場合でも、外部の「貸し会議室サービス」を利用することも一つの選択肢です。

バーチャルオフィスと提携している場合、特別な料金や優先的な利用条件が設定されていることがありますので、利用する前に確認してみることをおすすめします。

オフィスくん

バーチャルオフィスで法人口座は開設できるのでしょうか？

銀行は、法人の活動実態やこれまでの実績を含め、口座開設する法人や代表者の属性を総合的に判断しています。そのため、「バーチャルオフィスだから」という理由だけで口座開設を拒否することは稀です。（ただし、「信用金庫・信用組合」は経営方針上、開設できないケースが多いので注意しましょう。）

つまり、銀行の審査次第となります。

そこでバーチャルオフィスを利用する際に重要なのは、バーチャルオフィス運営会社自体が信用に値するかどうかです。住所を提供する側が信用されないと判断されると、銀行から口座開設を拒否される可能性があります。そのため、法人口座開設の実績が豊富なバーチャルオフィスは銀行からの信頼を受けている証と言えます。

法人口座を確実に開設したい場合は、できる限り法人口座開設の実績が多い運営会社を選ぶことをおすすめします。

オフィスくん

法人用の電話番号が必要なのですが、バーチャルオフィスが提供している電話転送サービスを利用したらよいのでしょうか？

基本的には、バーチャルオフィス経由での電話転送サービスの契約は避ける方が良いです。

その理由は、一般的にバーチャルオフィスの契約を解除すると、使用していた電話番号も利用できなくなるからです。取引先に電話番号の変更を伝える手間は住所変更同様に大変です。

この問題を回避するためには、直接電話転送サービスに契約することをおすすめします。そうすれば、バーチャルオフィスを解約しても電話番号をそのまま利用することができます。

オフィスくん

バーチャルオフィスの選び方まとめ

バーチャルオフィスは、あくまで「住所を貸してくれるサービス」です。

バーチャルオフィスを提供する会社の中には、秘書代行や電話代行など事業を支援するサービスを前面に打ち出しているところもありますが、あくまで主体は住所を通じて行われる郵便物転送やその住所自体の印象と信頼性です。

ぜひ、本記事を参考に納得のできるバーチャルオフィスを選んでみてください。

新宿や渋谷、大阪梅田などエリアが決まっている方は以下の記事にておすすめのバーチャルオフィスを紹介しています。是非、参考にしてみてください。